TL;DR: Zapier ist der Platzhirsch bei Workflow-Automatisierung – aber für deutsche Unternehmen oft zu teuer, zu unflexibel oder datenschutzrechtlich riskant. Die besten Alternativen: Make für den Allrounder mit EU-Servern, n8n für maximale Kontrolle per Self-Hosting, Power Automate für Microsoft-Umgebungen. Dieser Guide vergleicht 7 Optionen nach Kosten, DSGVO-Konformität und Praxistauglichkeit.
Warum suchen deutsche Unternehmen nach Zapier Alternativen?
„Der Fokus sollte zunächst auf die Optimierung unzureichend gestalteter Prozesse gelegt werden.” – Ralph Conrad, Institut für angewandte Arbeitswissenschaft. Dieser Satz fasst zusammen, warum viele Automatisierungsprojekte scheitern. Aber selbst mit optimierten Prozessen stoßen Unternehmen bei Zapier an Grenzen.
Drei Faktoren treiben die Suche nach Alternativen:
Kosten, die aus dem Ruder laufen. Zapier rechnet nach „Tasks” ab. Ein E-Commerce-Shop mit 5.000 Bestellungen pro Monat zahlt schnell 400-800 € monatlich – nur für die Automatisierung. Make kostet für das gleiche Volumen etwa 16 €.
DSGVO-Unsicherheit. Zapier hostet Daten in den USA. Seit dem Schrems-II-Urteil fragen sich viele: Darf ich das überhaupt noch nutzen? Wer personenbezogene Daten verarbeitet, braucht Standardvertragsklauseln, einen Auftragsverarbeitungsvertrag – und trotzdem bleibt ein Restrisiko.
Technische Limits. Zapier wurde für einfache If-This-Then-That-Abläufe gebaut. Schleifen? Verzweigungen? Komplexe Datenmanipulation? Da macht Zapier nicht mit. Einen umfassenden Überblick über verschiedene Automatisierungsansätze finden Sie in unserem Leitfaden zur Workflow-Automatisierung.
Worauf es bei der Auswahl wirklich ankommt
Bevor Sie Tools vergleichen: Klären Sie Ihre Anforderungen. Nicht jedes Tool passt zu jeder Situation.
Datenstandort und DSGVO: Verarbeiten Sie personenbezogene Daten? Dann sind EU-Server oder Self-Hosting Pflicht – oder zumindest eine deutliche Risikominimierung. Make, n8n und Synesty bieten hier Vorteile gegenüber US-Anbietern.
IT-Ressourcen: Haben Sie Entwickler im Team? Dann ist n8n mit Self-Hosting eine Option. Ohne IT-Abteilung greifen Sie besser zu SaaS-Lösungen wie Make oder Zapier.
Volumen und Skalierung: Unter 2.000 Tasks pro Monat sind die meisten Tools erschwinglich. Ab 50.000+ Tasks macht das Preismodell den Unterschied. Self-Hosted-Lösungen oder Flatrate-Modelle wie Pabbly Connect rechnen sich dann schnell.
Komplexität der Workflows: Brauchen Sie nur „Formular ausgefüllt → E-Mail senden”? Oder komplexe Logik mit Bedingungen und Schleifen? Zapier ist einfach. Make und n8n bieten mehr Tiefe.
Ökosystem: Microsoft-Umgebung? Power Automate passt direkt rein. WordPress-fokussiert? SureTriggers könnte passen. E-Commerce mit deutschen Systemen? Synesty kennt Shopware und plentymarkets.
Die 7 besten Zapier Alternativen für deutsche Unternehmen
1. Make (ehemals Integromat) – Der europäische Allrounder
Make kommt aus Tschechien. Die Server stehen in der EU. Für DSGVO-sensible Unternehmen ist das ein klarer Pluspunkt.
Stärken:
- Visueller Editor mit deutlich mehr Logik-Möglichkeiten als Zapier (Schleifen, Router, Filter)
- Günstigeres Preismodell: ~16 € für 10.000 Operations vs. Zapiers ~72 € für 2.000 Tasks
- EU-Server, DPA verfügbar
- Über 2.000 App-Integrationen
Schwächen:
- Weniger Integrationen als Zapier (2.000 vs. 7.000+)
- Steilere Lernkurve als Zapier
- Manche Nischenanwendungen fehlen
Geeignet für: KMU, die mehr als einfache Automatisierungen brauchen, auf Kosten achten und EU-Datenhosting bevorzugen.
Preis: Free Plan verfügbar. Pro ab ~16 €/Monat für 10.000 Operations.
2. n8n – Open Source für maximale Kontrolle
n8n kommt aus Berlin. Das Tool ist Open Source und kann selbst gehostet werden. Für Datenschutz-Maximalisten die beste Wahl: Alle Daten bleiben auf eigenen Servern.
Stärken:
- Self-Hosting möglich – volle Datenkontrolle
- Community Edition kostenlos
- Extrem flexibel: JavaScript-Code direkt im Workflow
- Deutsche Herkunft, aktive DACH-Community
Schwächen:
- Steilere Lernkurve als Zapier und Make
- Self-Hosting erfordert IT-Know-how (Updates, Security, Wartung)
- Weniger poliertes Interface
Geeignet für: Technisch versierte Teams, Unternehmen mit strengen Datenschutzanforderungen, Entwickler.
Preis: Community Edition kostenlos (Self-Hosted). Cloud ab ~20 €/Monat.
3. Microsoft Power Automate – Für das Microsoft-Ökosystem
Wer bereits Microsoft 365 nutzt, hat Power Automate oft schon im Paket. Die Integration mit Outlook, SharePoint, Teams und Dynamics funktioniert ohne Umwege.
Stärken:
- Native Integration in Microsoft-Produkte
- EU-Rechenzentren verfügbar (aber komplex)
- Mächtige Funktionen für Enterprise-Umgebungen
- Oft in bestehenden Lizenzen enthalten
Schwächen:
- Komplex und unübersichtlich für Einsteiger
- Für Nicht-Microsoft-Apps umständlicher
- Lizenzmodell verwirrend (pro User, pro Flow, etc.)
Geeignet für: Unternehmen, die bereits auf Microsoft setzen. Für heterogene Tool-Landschaften weniger ideal.
Preis: Ab ~15 €/User/Monat (oder in M365-Paketen enthalten).
4. Synesty – Der deutsche E-Commerce-Spezialist
Synesty ist ein deutscher Anbieter mit Fokus auf E-Commerce. Wer Shopware, plentymarkets, JTL oder DATEV verbinden will, findet hier vorgefertigte Flows.
Stärken:
- Server in Deutschland
- Spezialisiert auf deutsche E-Commerce- und ERP-Systeme
- Vorgefertigte Flows für typische Händler-Szenarien
- Deutscher Support
Schwächen:
- Nischenprodukt – für allgemeine Automatisierung weniger geeignet
- Weniger bekannt, kleinere Community
- Preislich im Mittelfeld
Geeignet für: Online-Händler, die deutsche Systeme (Shopware, plentymarkets, DATEV) verbinden wollen.
Preis: Ab ~50 €/Monat je nach Volumen.
5. Pabbly Connect – Die Budget-Alternative mit Lifetime-Option
Pabbly Connect aus Indien hat sich mit einem ungewöhnlichen Modell positioniert: Lifetime-Deals. Einmal zahlen, für immer nutzen.
Stärken:
- Lifetime-Deal ab ca. 250 $ (einmalig)
- Unbegrenzte Tasks in höheren Plänen
- Über 1.000 Integrationen
- Solide für Standardabläufe
Schwächen:
- Server nicht in der EU
- DSGVO-Konformität erfordert zusätzliche Prüfung
- Weniger fortgeschrittene Logik als Make oder n8n
Geeignet für: Preissensible Nutzer, die mit nicht-EU-Hosting leben können. Für Standardautomatisierungen ohne sensible Daten.
Preis: Lifetime ab ~250 $ oder monatlich ab ~15 $.
6. Integrately – Einfachheit für Einsteiger
Integrately wirbt mit „One-Click Automations”. Vorgefertigte Workflows, die ohne Konfiguration starten. Ideal für Nicht-Techniker.
Stärken:
- Extrem einfach zu bedienen
- Vorgefertigte Automations für häufige Use Cases
- Günstiger als Zapier
Schwächen:
- Weniger flexibel bei komplexen Abläufen
- US-basiert
- Für fortgeschrittene Nutzer schnell zu limitiert
Geeignet für: Kleine Teams oder Einzelunternehmer, die schnelle Erfolge ohne Einarbeitung wollen.
Preis: Free Plan verfügbar. Pro ab ~20 €/Monat.
7. SureTriggers – WordPress-Native Automatisierung
SureTriggers kommt von den Machern von Astra (einem der meistgenutzten WordPress-Themes). Der Fokus liegt auf WordPress und Web-Anwendungen.
Stärken:
- Tiefe WordPress-Integration
- Lifetime-Deal verfügbar
- Einfache Bedienung
Schwächen:
- Noch jung am Markt
- Außerhalb von WordPress limitiert
- Community noch klein
Geeignet für: WordPress-Agenturen, Blogger, Website-Betreiber mit Automatisierungsbedarf.
Preis: Lifetime ab ~100 $ oder monatlich ab ~10 $.
Vergleichstabelle: Zapier Alternativen auf einen Blick
| Tool | Server | DSGVO | Preis/Monat | Integrationen | Schwierigkeit | Am besten für |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Zapier | USA | Mit SCC | Ab 29 € | 7.000+ | Einfach | Einsteiger |
| Make | EU | Gut | Ab 16 € | 2.000+ | Mittel | Allrounder |
| n8n | Self/EU | Sehr gut | Ab 0 € | 500+ | Anspruchsvoll | Tech-Teams |
| Power Automate | EU möglich | Gut | Ab 15 €/User | 1.000+ | Komplex | Microsoft-Umgebung |
| Synesty | DE | Sehr gut | Ab 50 € | 100+ | Mittel | E-Commerce |
| Pabbly | Global | Prüfen | Ab 15 € | 1.000+ | Einfach | Budget |
| Integrately | USA | Mit SCC | Ab 20 € | 1.000+ | Sehr einfach | Einsteiger |
| SureTriggers | USA | Mit SCC | Ab 10 € | 100+ | Einfach | WordPress |
Wie Sie die richtige Zapier Alternative auswählen
Die Wahl hängt von Ihren Prioritäten ab:
Datenschutz an erster Stelle? → n8n Self-Hosted oder Make mit EU-Servern
Microsoft-Umgebung? → Power Automate
E-Commerce mit deutschen Systemen? → Synesty
Maximales Preis-Leistungs-Verhältnis? → Make oder Pabbly Connect
Schnelle Erfolge ohne Einarbeitung? → Integrately oder Zapier
Technisches Team vorhanden, maximale Flexibilität gewünscht? → n8n
Ein Wort der Warnung: Toolwahl allein löst keine Prozessprobleme. Wer einen ineffizienten Workflow automatisiert, bekommt einen schnell laufenden ineffizienten Workflow. Erst Prozesse sauber aufsetzen – dann automatisieren.
FAQ: Häufige Fragen zu Zapier Alternativen
Kann ich Zapier DSGVO-konform nutzen?
Ja, aber mit Einschränkungen. Zapier bietet Standardvertragsklauseln (SCC) und ein Data Processing Addendum. Das minimiert das Risiko, beseitigt es aber nicht vollständig. Bei sensiblen Daten sind EU-basierte oder selbst gehostete Alternativen die sicherere Wahl.
Welche Zapier Alternative ist kostenlos?
n8n Community Edition ist komplett kostenlos bei Self-Hosting. Make, Zapier und Integrately bieten Free-Pläne mit Limits (100-1.000 Tasks/Monat). IFTTT ist kostenlos, aber eher für private Nutzung geeignet.
Was ist der Unterschied zwischen Zapier und Make?
Zapier hat mehr Integrationen (7.000+ vs. 2.000+) und ist einfacher zu bedienen. Make bietet mehr Logik-Funktionen (Schleifen, Verzweigungen), EU-Server und ist günstiger. Make erfordert etwas mehr Einarbeitung, bietet dafür mehr Flexibilität.
Brauche ich einen Entwickler für n8n?
Für die Grundfunktionen nicht – n8n hat eine visuelle Oberfläche. Für komplexe Workflows und Self-Hosting ist technisches Verständnis hilfreich. JavaScript-Kenntnisse sind ein Plus, aber keine Pflicht.
Wie aufwändig ist der Umstieg von Zapier?
Das hängt von der Anzahl bestehender Workflows ab. Einfache Zaps lassen sich in Make oder n8n oft in unter einer Stunde nachbauen. Bei komplexen Setups mit vielen Verzweigungen rechnen Sie mit einem Tag pro Workflow. Tipp: Parallel testen, dann schrittweise migrieren.
Die passende Alternative finden
Es gibt keine „beste” Zapier Alternative. Nur die passende für Ihre Situation:
- Make für die meisten deutschen KMU: EU-Server, günstiger, flexibler als Zapier
- n8n für Tech-Teams mit Datenschutz-Fokus: Maximale Kontrolle durch Self-Hosting
- Power Automate für Microsoft-Umgebungen: Direkte Integration
- Synesty für E-Commerce: Deutsche Speziallösung
- Pabbly für Budget-Optimierer: Lifetime-Deal rechnet sich langfristig
Die Toolwahl ist der zweite Schritt. Der erste: Verstehen Sie Ihre Prozesse. Welche Daten fließen wohin? Welche Systeme müssen verbunden werden? Wie skaliert das bei Wachstum?
Wer hier sauber arbeitet, spart sich später teure Nachbesserungen – egal welches Tool am Ende zum Einsatz kommt.