Kurz zusammengefasst: Zapier ist der schnellste Einstieg in Workflow-Automatisierung – einfach, 8.000+ Apps, keine IT nötig. n8n bietet mehr Flexibilität, keine Ausführungslimits und volle Datenkontrolle durch Self-Hosting. Bei 10.000 Leads pro Monat spart n8n über 5.200 Euro im Jahr. Die Wahl hängt davon ab, ob Sie Geschwindigkeit oder langfristige Kosteneffizienz priorisieren.
„Die Zapier-Rechnung ist diesen Monat bei 380 Euro. Letztes Jahr waren es noch 90.”
Diesen Satz höre ich regelmäßig. Unternehmen starten mit Zapier, weil es funktioniert. Schnell. Einfach. Ein paar Klicks, der erste Workflow läuft. Niemand fragt nach IT-Ressourcen.
Dann wächst das Geschäft. Mehr Kunden, mehr Prozesse, mehr automatisierte Aufgaben. Und plötzlich: Die Kosten wachsen mit. Schneller als erwartet.
Genau an diesem Punkt taucht n8n als Alternative auf. Open Source. Self-Hosting möglich. Keine Limits bei der Ausführung. Klingt verlockend. Aber ist es das auch?
Dieser Vergleich liefert Ihnen konkrete Zahlen statt Marketing-Versprechen. Am Ende wissen Sie, welches Tool zu Ihrer Situation passt. Für grundlegende Konzepte und Strategien empfehlen wir unseren umfassenden Leitfaden zur Workflow-Automatisierung.
Was ist der Unterschied zwischen n8n und Zapier?
Zapier ist ein Cloud-basierter SaaS-Dienst mit über 8.000 App-Integrationen. Sie zahlen pro „Task” – jede Aktion in einem Workflow kostet. Keine Installation, keine Wartung, sofort einsatzbereit.
n8n ist eine Open-Source-Plattform, die Sie selbst hosten können oder als Cloud-Service nutzen. Die Software ist kostenlos. Sie zahlen nur für die Infrastruktur oder den Cloud-Service. Dafür brauchen Sie technisches Know-how.
| Kriterium | Zapier | n8n |
|---|---|---|
| Modell | Cloud-SaaS | Open Source / Fair Code |
| Hosting | Nur Cloud | Self-Hosted oder Cloud |
| Preismodell | Pro Task | Pro Workflow-Ausführung oder kostenlos (Self-Hosted) |
| Integrationen | 8.000+ native Apps | 400+ Nodes + beliebige APIs |
| Zielgruppe | Nicht-technische Nutzer | Technisch versierte Teams |
| Setup-Zeit | Minuten | Stunden bis Tage |
Wie unterscheiden sich die Kosten bei hohem Volumen?
Die Preisunterschiede werden erst bei Skalierung deutlich.
Zapier-Preisstruktur (Stand 2025):
- Free: 100 Tasks/Monat
- Starter (29 €): 750 Tasks
- Professional (73 €): 2.000 Tasks
- Team (437 €): 50.000 Tasks
n8n-Preisstruktur:
- Self-Hosted: Kostenlos (Serverkosten ab ~20 €/Monat)
- Cloud Starter (20 €): 2.500 Ausführungen
- Cloud Pro (50 €): 10.000 Ausführungen
Rechenbeispiel: Ein 5-Schritt-Workflow für 10.000 Leads pro Monat
Bei Zapier zählt jeder Schritt als Task. 5 Schritte × 10.000 Leads = 50.000 Tasks. Das kostet mindestens 200–400 Euro monatlich.
Bei n8n zählt nur der Workflow-Durchlauf. 10.000 Ausführungen kosten in der Cloud etwa 50 Euro. Self-Hosted: nur die Serverkosten.
Jährliche Differenz: Über 5.200 Euro Ersparnis mit n8n bei diesem Volumen.
Christian Häfner, Gründer von LSWW.de und erfahrener Power-User, fasst es so zusammen: „Würde heute Zapier nicht mehr aktiv empfehlen. Zu unflexibel, zu teuer, zu amerikanisch.”
Welche Integrationen bieten Zapier und n8n?
Zapier glänzt bei der Breite: 8.000+ Apps sind nativ integriert. Wenn Sie Standard-SaaS-Tools nutzen (Salesforce, HubSpot, Slack, Google Workspace), finden Sie alles vorgefertigt. Ein Klick, fertig verbunden.
n8n hat etwa 400–1.000 Nodes, je nach Community-Beiträgen. Das klingt nach weniger. Aber: Über den HTTP-Request-Node können Sie jede API anbinden, die es gibt. Keine native Integration? Kein Problem – Sie bauen sie selbst.
Wann Zapier gewinnt:
- Sie nutzen nur Standard-Tools
- Niemand im Team kann Code schreiben
- Schnelle Einrichtung hat Priorität
Wann n8n gewinnt:
- Sie brauchen Anbindungen an interne Systeme
- Sie nutzen proprietäre Software ohne Zapier-Integration
- Sie wollen volle Kontrolle über die Logik
Wie komplex dürfen Workflows sein?
Hier zeigt sich der größte Unterschied.
Zapier ist für einfache Wenn-Dann-Logik gebaut. Ein Trigger, eine Aktion. Mehrere Pfade? Schleifen? Komplexe Bedingungen? Das geht nur eingeschränkt – und nur in teuren Plänen.
n8n erlaubt alles, was programmierbar ist:
- JavaScript- und Python-Code direkt im Workflow
- Schleifen über Datensätze
- Komplexe Verzweigungen mit beliebig vielen Pfaden
- Eigene Fehlerbehandlung pro Schritt
- Sub-Workflows, die sich gegenseitig aufrufen
Praxisbeispiel: Ein Lead kommt rein. Sie wollen:
- Prüfen, ob die E-Mail-Domain eine Firma ist
- Die Firmengröße über eine API ermitteln
- Basierend auf der Größe unterschiedlich reagieren
- Bei Fehler: Retry nach 5 Minuten, dann Benachrichtigung
In Zapier brauchen Sie dafür 4–5 separate Zaps. Unübersichtlich. In n8n ist das ein einzelner Workflow mit klarer Struktur.
Wie steht es um Datenschutz und DSGVO?
Für deutsche Mittelständler ein kritisches Thema.
Zapier:
- US-Unternehmen mit EU-Rechenzentren
- SOC 2 Typ II zertifiziert
- GDPR-konform
- Daten verlassen trotzdem Ihr Unternehmen
n8n Self-Hosted:
- Läuft auf Ihrer Infrastruktur
- Keine Daten verlassen Ihr Netzwerk
- Volle Kontrolle über Compliance
- Sie verantworten die Sicherheit selbst
Wenn Sie im Finanz-, Gesundheits- oder Rechtsbereich arbeiten, kann Self-Hosting die einzige Option sein. Mandantendaten durch einen US-Cloud-Dienst zu routen? Für viele Compliance-Abteilungen ein No-Go.
Braucht man Programmierkenntnisse für n8n?
Die ehrliche Antwort: Ja, zumindest Grundkenntnisse.
n8n ist Low-Code, nicht No-Code. Die Oberfläche ist visuell, Sie ziehen Nodes per Drag-and-Drop. Viele Workflows funktionieren ohne eine Zeile Code.
Aber: Um das volle Potenzial zu nutzen, brauchen Sie jemanden, der:
- JSON-Strukturen versteht
- Einfache JavaScript-Ausdrücke schreiben kann
- API-Dokumentation lesen kann
- Server-Grundlagen kennt (für Self-Hosting)
Zapier ist hier klar im Vorteil. Jeder Mitarbeiter kann nach 10 Minuten Einführung einen Zap erstellen. Bei n8n braucht es eher 2–3 Stunden Einarbeitung für die Basics.
Was kostet n8n wirklich – inklusive versteckter Kosten?
Zapier argumentiert gern mit den „versteckten Kosten” von n8n. Was steckt dahinter?
Self-Hosting kostet:
- Server: ~20–50 €/Monat (Hetzner, DigitalOcean)
- Einrichtung: 4–8 Stunden initial
- Wartung: 1–2 Stunden/Monat für Updates
- Fehlersuche: Variabel, je nach Komplexität
Was Sie nicht zahlen:
- Keine Gebühren pro Ausführung
- Keine Limits bei der Anzahl der Workflows
- Keine Aufpreise für Premium-Features
Die Rechnung geht auf, wenn:
- Sie technische Ressourcen haben (intern oder extern)
- Ihr Volumen über ~2.000 Tasks/Monat liegt
- Sie langfristig planen (Amortisation nach 2–4 Monaten)
CNW Solutions, eine Automatisierungsagentur aus Stuttgart, rechnet vor: „Ein Zapier Team-Plan für 2.000 Tasks kostet etwa 600 Euro im Monat. Ein n8n-Server kostet 20 Euro. Die Amortisation liegt bei 2–4 Monaten.”
Wann ist Zapier die bessere Wahl?
Zapier passt, wenn:
- Sie schnell starten wollen. Heute anfangen, morgen läuft der erste Workflow.
- Kein technisches Team vorhanden ist. Marketing oder Vertrieb soll selbst automatisieren.
- Standard-Integrationen reichen. HubSpot, Salesforce, Slack, Google – alles dabei.
- Das Volumen überschaubar bleibt. Unter 1.000 Tasks/Monat bleibt es erschwinglich.
- Compliance kein kritisches Thema ist. Cloud-Verarbeitung ist akzeptabel.
Wann ist n8n die bessere Wahl?
n8n passt, wenn:
- Hohe Volumina geplant sind. Ab 5.000+ Ausführungen pro Monat wird es wirtschaftlich.
- Komplexe Logik nötig ist. Schleifen, Bedingungen, Custom Code.
- Datenschutz Priorität hat. Sensible Daten sollen inhouse bleiben.
- Spezielle Anbindungen gebraucht werden. Interne Systeme, proprietäre APIs.
- Technisches Know-how vorhanden ist. Mindestens eine Person, die APIs versteht.
- Langfristig gedacht wird. Die Investition in Setup zahlt sich über Jahre aus.
Was ist mit Make (ehemals Integromat)?
Eine kurze Einordnung, da Make oft als Dritte Option genannt wird.
Make liegt preislich zwischen Zapier und n8n. Günstiger als Zapier, aber kein Self-Hosting. Mehr Flexibilität als Zapier, aber weniger als n8n. Gute Wahl für Teams, die:
- Mehr Kontrolle als bei Zapier wollen
- Aber kein Self-Hosting stemmen können
- Komplexere Workflows brauchen, aber keinen Code schreiben wollen
Für den Fokus dieses Artikels bleibt Make außen vor. Der Kernvergleich: Einfachheit (Zapier) vs. Flexibilität und Kontrolle (n8n).
Wie migriert man von Zapier zu n8n?
Die Migration ist möglich, aber nicht trivial.
Was funktioniert:
- Konzepte übertragen: Trigger, Actions, Filter
- n8n unterstützt JSON-Import für Workflow-Definitionen
- Ähnliche Nodes für die meisten Standard-Apps
Was nicht funktioniert:
- Kein 1-zu-1-Export aus Zapier
- Jeder Zap muss neu gebaut werden
- Credentials müssen neu eingerichtet werden
Empfohlenes Vorgehen:
- Inventur: Welche Zaps laufen aktuell?
- Priorisieren: Welche sind volumenintensiv?
- Parallel aufbauen: n8n-Workflows neben Zapier testen
- Schrittweise umschalten: Einen Workflow nach dem anderen
- Zapier erst kündigen, wenn alles stabil läuft
Rechnen Sie mit 2–4 Stunden pro komplexem Workflow für die Migration.
FAQ: Die häufigsten Fragen zu n8n vs Zapier
Ist n8n wirklich kostenlos?
Die Software ist kostenlos (Fair Code Lizenz). Bei Self-Hosting zahlen Sie nur die Serverkosten, ab etwa 20 Euro pro Monat. Die n8n Cloud hat kostenpflichtige Pläne ab 20 Euro.
Kann ich n8n ohne Programmierkenntnisse nutzen?
Eingeschränkt. Einfache Workflows funktionieren ohne Code. Für komplexe Logik, Custom-Integrationen oder Fehlerbehandlung brauchen Sie Grundkenntnisse in JSON und JavaScript.
Welches Tool ist besser für DSGVO-Compliance?
n8n Self-Hosted, da alle Daten auf Ihrer Infrastruktur bleiben. Zapier ist GDPR-zertifiziert, aber die Datenverarbeitung läuft über deren Cloud. Für sensible Branchen ist Self-Hosting oft die sicherere Wahl.
Wie lange dauert die Einarbeitung in n8n?
Für die Basics: 2–3 Stunden. Für komplexe Workflows mit Code-Nodes: 1–2 Wochen, je nach Vorkenntnissen. Zapier ist hier deutlich schneller erlernbar.
Lohnt sich der Wechsel von Zapier zu n8n?
Wenn Ihre Zapier-Kosten über 200 Euro pro Monat liegen und Sie technische Ressourcen haben: Ja. Die Amortisation liegt bei 2–4 Monaten. Bei geringem Volumen oder fehlendem Tech-Know-how: Nein.
Fazit: Tool-Wahl ist keine Glaubensfrage
Die Entscheidung zwischen n8n und Zapier ist keine zwischen „gut” und „schlecht”. Sie ist eine zwischen unterschiedlichen Prioritäten:
Wählen Sie Zapier, wenn:
- Geschwindigkeit wichtiger ist als Kosten
- Kein technisches Team vorhanden ist
- Standard-Integrationen ausreichen
Wählen Sie n8n, wenn:
- Langfristige Kosteneffizienz zählt
- Technische Ressourcen vorhanden sind
- Datenhoheit oder Komplexität wichtig sind
67% der Führungskräfte investieren in Workflow-Automatisierung. Effiziente Workflows sparen bis zu 77% Zeit. Das Tool ist dabei weniger wichtig als die Frage: Automatisieren Sie die richtigen Prozesse?
Wer langfristig wachsen will, beginnt nicht mit der Tool-Wahl. Sondern mit der Analyse: Welche Prozesse bremsen uns? Was lohnt sich zu automatisieren? Und erst dann: Welches Tool passt zur Anforderung?
Die beste Automatisierung ist nicht die, die am schnellsten läuft. Sondern die, die in drei Jahren noch funktioniert – ohne dass Ihre Kosten mit dem Wachstum explodieren.