Make vs Zapier vs n8n: Welches Automatisierungstool passt zu Ihrem Unternehmen?

Drei Tools. Drei Philosophien. Und eine Entscheidung, die Ihr Automatisierungsbudget für die nächsten Jahre bestimmt.

Zapier, Make und n8n dominieren den Markt für Workflow-Automatisierung. Alle drei versprechen, repetitive Aufgaben zu eliminieren. Aber sie unterscheiden sich fundamental: in der Preisstruktur, im Funktionsumfang und darin, wem sie wirklich helfen.

Dieser Vergleich ist für Entscheider im Mittelstand. Keine Tool-Werbung, keine Affiliate-Links. Stattdessen: eine ehrliche Analyse, die auch die Schwächen jedes Tools benennt. Für einen grundlegenden Überblick über das Thema empfehlen wir unseren Leitfaden zur Workflow-Automatisierung.

Kurz zusammengefasst: Zapier für schnellen Einstieg ohne IT. Make für komplexe Workflows zum fairen Preis. n8n für maximale Kontrolle mit eigenem Hosting. Die richtige Wahl hängt von drei Faktoren ab: technische Ressourcen, Datenvolumen und Datenschutzanforderungen.

Die drei Tools im Überblick

Zapier ist der Platzhirsch. 8000+ App-Integrationen, extrem einfache Bedienung, aber teuer bei Skalierung. Jeder Workflow-Schritt kostet eine “Task”. Ein 5-Schritt-Workflow verbraucht also 5 Tasks pro Ausführung.

Make (ehemals Integromat) bietet visuelle Workflow-Editoren mit fortgeschrittener Logik. Router, Schleifen, Verzweigungen. Über 3000 Apps. Preislich deutlich günstiger: 10.000 Operationen für $9 pro Monat.

n8n ist Open Source. Selbst hostbar auf eigener Infrastruktur. Unbegrenzte Workflows ohne Lizenzkosten. Dafür: höhere technische Anforderungen und Wartungsaufwand.

Zapier vs Make vs n8n: Die wichtigsten Unterschiede

Kriterium	Zapier	Make	n8n
Integrationen	8000+ Apps	3000+ Apps	400+ Nodes (erweiterbar)
Lernkurve	Sehr niedrig	Mittel	Hoch
Preismodell	Pro Task	Pro Operation	Pro Execution (Cloud) / Unbegrenzt (Self-Host)
10.000 Aktionen/Monat	~$200+	~$9	$0 (Self-Host) / $50 (Cloud)
Komplexe Logik	Eingeschränkt	Umfangreich	Unbegrenzt
Self-Hosting	Nein	Nein	Ja
DSGVO	US-Server (kritisch)	EU-Server (besser)	Eigene Infrastruktur (optimal)

Detailvergleich: Funktionsumfang

Integrationen und App-Anbindungen

Zapier führt mit über 8000 App-Integrationen. Fast jedes SaaS-Tool ist angebunden. Allerdings: viele Integrationen bieten nur Basis-Aktionen. Zapier fokussiert Breite vor Tiefe.

Make kommt auf 3000+ Apps. Der Unterschied: Make bietet pro App oft mehr Trigger und Aktionen. Die API-Nutzung geht tiefer. Mit dem HTTP-Modul lässt sich jede beliebige REST-API anbinden.

n8n hat etwa 400 native Nodes. Klingt wenig. Aber: Community-Nodes erweitern das Angebot ständig. Und mit HTTP-Requests, Webhooks und Custom Code lässt sich praktisch alles anbinden. Der Preis: mehr Konfigurationsaufwand.

Workflow-Komplexität

Hier zeigt sich der eigentliche Unterschied.

Zapier arbeitet linear. Ein Trigger löst eine Kette von Aktionen aus. Verzweigungen (“Paths”) sind möglich, aber rudimentär. Echte Schleifen gibt es nicht. Für simple “Wenn-Dann”-Automationen perfekt. Für alles andere: schnell am Limit.

Make denkt in visuellen Flussdiagrammen. Router verzweigen Workflows. Iteratoren durchlaufen Listen. Error Handler fangen Fehler ab. Parallele Ausführung ist möglich. Komplexe Geschäftslogik lässt sich ohne Code abbilden.

n8n bietet maximale Flexibilität. Jeder Workflow ist ein gerichteter Graph. Nodes lassen sich beliebig verbinden. JavaScript-Code kann direkt in Workflows eingebettet werden. Für Entwicklerteams ein Spielplatz. Für Fachabteilungen: Überforderung.

Benutzerfreundlichkeit

Zapier wurde für Marketing- und Vertriebsteams gebaut. Ein Wizard führt Schritt für Schritt durch die Erstellung. Innerhalb von Minuten läuft der erste “Zap”. Kein Coding, kein technisches Vorwissen nötig.

Make erfordert Einarbeitung. Die visuelle Oberfläche ist mächtig, aber auch umfangreich. Konzepte wie Module, Bundles und Aggregatoren wollen verstanden werden. Nach 3-5 Stunden Einarbeitung: deutlich mehr Möglichkeiten als bei Zapier.

n8n richtet sich an technisch versierte Nutzer. Das Interface ähnelt Entwicklertools. JSON-Datenstrukturen, Expression-Syntax, Error Handling. Wer Programmieraffinität mitbringt, fühlt sich sofort zuhause. Alle anderen kämpfen.

Detailvergleich: Preise und Skalierung

Zapiers Task-basiertes Modell

Zapier berechnet pro “Task”. Jeder Aktionsschritt in einem Workflow zählt. Der Trigger selbst ist kostenlos.

Free-Plan: 100 Tasks/Monat. Nur 1-Schritt-Workflows. Zum Testen.

Professional: ~$20/Monat für 750 Tasks. Multi-Step-Workflows möglich.

Team: ~$100/Monat für 2000 Tasks. Collaboration-Features.

Rechenbeispiel: Ein 5-Schritt-Workflow läuft 100x pro Monat. Das sind 500 Tasks. Im Professional-Plan noch machbar. Bei 10x so viel Volumen: 5000 Tasks. Kostet bereits $150-200+ monatlich.

Die Kostenkurve steigt steil. Bei hohen Volumina wird Zapier schnell zum Budget-Killer.

Makes Operations-Modell

Make zählt ebenfalls jeden Modulaufruf. Aber: die Preise sind deutlich niedriger.

Free-Plan: 1000 Operations/Monat. 2 aktive Szenarien. 15-Minuten-Intervalle.

Core: $9/Monat für 10.000 Ops.

Pro: $16/Monat für 10.000 Ops plus Extras (Prioritätsausführung, eigene Variablen).

Teams: $29/Monat für 10.000 Ops. Multi-User, geteilte Libraries.

Rechenbeispiel: Derselbe 5-Schritt-Workflow mit 500 Ausführungen/Monat kostet 2500 Ops. Im Core-Plan weit unter dem Limit. Selbst bei 10x Volumen: 25.000 Ops für etwa $25/Monat.

Make liefert für $9 das, wofür Zapier $200+ verlangt.

n8ns Execution-Modell

n8n unterscheidet zwischen Self-Hosted und Cloud.

Self-Hosted: Keine Lizenzkosten. Nur Serverkosten. Eine kleine Cloud-VM ab ~$8/Monat reicht für den Start. Produktiv: ~$50-200/Monat für Server, Datenbank, Backups.

Cloud Starter: $20/Monat für 2500 Workflow-Executions.

Cloud Pro: $50/Monat für 10.000 Executions.

Der Unterschied: n8n zählt pro Workflow-Durchlauf, nicht pro Schritt. Ein 20-Schritt-Workflow kostet eine Execution. Bei Zapier wären das 20 Tasks.

Für komplexe Workflows mit vielen Schritten: massiver Kostenvorteil.

Aber: Self-Hosting bedeutet Wartungsaufwand. Updates, Security-Patches, Backups. Ohne DevOps-Ressourcen kommen versteckte Personalkosten dazu.

Detailvergleich: Datenschutz und Hosting

Für deutsche Unternehmen oft das K.O.-Kriterium.

Zapier: US-Cloud mit Zusatzaufwand

Zapier ist ein US-Unternehmen. Daten fließen über US-Server. Für DSGVO-Konformität brauchen Sie:

• Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA)
• Standardvertragsklauseln (SCCs)
• Risikoabwägung dokumentiert

Technisch machbar. Aber: sensible Daten in einer US-Cloud? Für Branchen wie Gesundheitswesen, Finanzsektor oder öffentliche Hand oft ein No-Go.

Make: EU-Alternative

Make wurde in Prag gegründet und gehört mittlerweile zu Celonis (Deutschland). Server stehen in der EU. DSGVO-Konformität ist einfacher zu argumentieren.

Dennoch: Es bleibt ein Cloud-Service. Ihre Daten liegen bei einem externen Anbieter. Für die meisten Mittelständler kein Problem. Für regulierte Branchen mit strengen Compliance-Vorgaben: oft ein Ausschlusskriterium.

n8n: Volle Datenkontrolle

n8n Self-Hosted bedeutet: Ihre Daten verlassen nie Ihre Infrastruktur. Sie bestimmen den Serverstandort. Sie kontrollieren die Verschlüsselung. Sie sind der Datenverarbeiter.

Für Unternehmen mit strengen Datenschutzanforderungen die einzige Option, die alle Compliance-Fragen beantwortet.

Der Preis: Sie tragen die volle Verantwortung für Security, Backups und Verfügbarkeit.

Wann Zapier die richtige Wahl ist

Zapier passt, wenn:

• Kein IT-Team vorhanden: Marketing, Vertrieb oder Operations wollen ohne Entwickler automatisieren
• Schneller Start gefragt: Erster Workflow soll heute laufen, nicht nächste Woche
• Einfache, lineare Prozesse: Webformular → CRM, E-Mail-Trigger → Slack-Benachrichtigung
• Geringe Volumina: Wenige hundert Ausführungen pro Monat
• Breite App-Abdeckung wichtig: Nischen-Tools sollen angebunden werden

Nicht wählen, wenn: Kosten bei Skalierung ein Problem sind. Oder wenn komplexe Logik (Schleifen, Verzweigungen, Fehlerbehandlung) gebraucht wird.

Wann Make die richtige Wahl ist

Make passt, wenn:

• Komplexe Workflows nötig: Verzweigungen, Schleifen, parallele Pfade
• Budget-Bewusstsein: Gleiches Volumen für einen Bruchteil der Zapier-Kosten
• Mittlere technische Affinität: Ein Power-User im Team kann sich einarbeiten
• EU-Datenschutz gewünscht: Cloud-Service, aber mit EU-Serverstandort
• Mehr Kontrolle pro Integration: Tiefere API-Nutzung als bei Zapier

Nicht wählen, wenn: Absolut keine Cloud-Datenverarbeitung erlaubt ist. Oder wenn niemand im Team bereit ist, 3-5 Stunden Lernkurve zu investieren.

Wann n8n die richtige Wahl ist

n8n passt, wenn:

• Entwicklerteam vorhanden: JavaScript-Kenntnisse im Team, DevOps-Kapazitäten für Hosting
• Strenge Datenschutzvorgaben: Self-Hosting auf eigener Infrastruktur Pflicht
• Sehr hohes Volumen: Tausende Workflow-Ausführungen täglich
• Maximale Flexibilität: Custom Code, eigene API-Anbindungen, proprietäre Logik
• Langfristige Kostenoptimierung: Einmalige Setup-Investition, dann nur noch Serverkosten

Nicht wählen, wenn: Kein technisches Team vorhanden ist. Ohne Entwickler wird n8n zum Frustfaktor. Die Lernkurve ist steil. Die Wartung erfordert Know-how.

Entscheidungsmatrix: Welches Tool für welchen Fall?

Ihre Situation	Empfehlung
Marketing-Team ohne IT, simple Zaps	Zapier
Wachsendes Unternehmen, Kosten im Blick	Make
IT-Abteilung, sensible Daten	n8n Self-Hosted
Komplexe Geschäftslogik, keine eigenen Server	Make
Schneller Proof-of-Concept	Zapier
Große Datenmengen, Batch-Verarbeitung	Make oder n8n
Öffentlicher Sektor, Gesundheitswesen	n8n Self-Hosted

Versteckte Kosten und typische Fehler

Zapiers Task-Falle

Multi-Step-Workflows verbrauchen Tasks exponentiell. Ein 3-Schritt-Workflow kostet 3 Tasks pro Ausführung. Bei 1000 Ausführungen/Monat: 3000 Tasks. Die Rechnung überrascht.

Tipp: Vor dem Commit durchrechnen. Wie viele Schritte? Wie oft pro Monat? Dann Kosten kalkulieren.

Makes Auto-Overage

Make kauft bei Überschreitung automatisch Extra-Operations nach. Mit ~30% Aufschlag. Ein unerwarteter Peak kann die Monatsrechnung verdoppeln.

Tipp: Alerts einrichten. Budget-Limits setzen. Verbrauch monatlich prüfen.

n8ns versteckte Personalkosten

Die Software ist kostenlos. Der Betrieb nicht. Server-Administration, Updates, Monitoring, Fehlerbehebung. Wer kümmert sich, wenn der Workflow um 3 Uhr nachts hängt?

Tipp: Ehrlich kalkulieren. Self-Hosting lohnt nur, wenn DevOps-Kapazitäten vorhanden sind. Sonst: Make Cloud nutzen.

Die falsche Tool-Wahl

Der teuerste Fehler: Ein Tool wählen, das nicht zum Team passt.

Zapier für komplexe Anforderungen? Führt zu Workarounds, die irgendwann brechen.

n8n ohne Entwickler? Führt zu Projektstillstand nach dem ersten Problem.

Make für absolute Technik-Neulinge? Führt zu Frust und ungenutzten Lizenzen.

Tipp: Ehrliche Bestandsaufnahme. Wer baut die Workflows? Wer wartet sie? Welche Skills sind wirklich vorhanden?

Wechselkosten und Lock-in

Workflows lassen sich nicht zwischen Zapier, Make und n8n exportieren. Ein Wechsel bedeutet: alle Automationen neu bauen.

Bei 5 einfachen Workflows: überschaubar.

Bei 50 komplexen Szenarien: Projekt.

Konsequenz: Die initiale Tool-Wahl bindet Sie für Jahre. Besser einmal gründlich evaluieren als später migrieren.

Migrationsaufwand einplanen:

• Parallelbetrieb während Umstellung
• Training für neues Tool
• Qualitätssicherung der neu gebauten Workflows
• Dokumentation aktualisieren

FAQ

Ist Make wirklich günstiger als Zapier?

Ja, deutlich. Für 10.000 Operationen zahlen Sie bei Make $9/Monat. Bei Zapier kosten 10.000 Tasks mehrere hundert Dollar. Der Unterschied liegt im Preismodell: Make optimiert für Volumen, Zapier für Einfachheit.

Ist n8n wirklich kostenlos?

Die Software ist Open Source und lizenzfrei. Aber: Self-Hosting erfordert Server (~$50-200/Monat) und Wartungsaufwand (Personalkosten). Die Cloud-Version kostet ab $20/Monat für 2500 Executions.

Welches Tool ist am einfachsten zu bedienen?

Zapier. Der Wizard führt Schritt für Schritt. Kein technisches Vorwissen nötig. Make erfordert Einarbeitung (3-5 Stunden). n8n setzt Entwickler-Know-how voraus.

Sind diese Tools DSGVO-konform?

Mit Zusatzvereinbarungen: ja. Aber: Zapier verarbeitet Daten in den USA (kritischer). Make in der EU (besser). n8n Self-Hosted in Ihrer eigenen Infrastruktur (optimal). Für sensible Daten ist n8n die sicherste Wahl.

Kann ich Workflows zwischen den Tools migrieren?

Nein. Es gibt keine automatische Konvertierung. Workflows müssen manuell neu gebaut werden. Der Aufwand steigt mit der Komplexität.

Welches Tool für KI-Workflows?

Alle drei bieten OpenAI-Integrationen. n8n hat zusätzlich native Nodes für HuggingFace, LangChain und andere AI-Frameworks. Für Standard-GPT-Aufrufe reichen Zapier oder Make. Für komplexe AI-Pipelines hat n8n die Nase vorn.

Fazit: Die richtige Wahl treffen

Es gibt kein “bestes” Tool. Es gibt das passende Tool für Ihre Situation.

Zapier wenn Einfachheit wichtiger ist als Kosten. Für Teams ohne technische Ressourcen, die schnell starten wollen.

Make wenn Sie Kosten und Funktionsumfang optimieren wollen. Für Unternehmen mit Power-Usern, die komplexe Workflows brauchen.

n8n wenn Datenkontrolle und Flexibilität Priorität haben. Für Unternehmen mit IT-Team und Bereitschaft zum Eigenbetrieb.

Die Entscheidung beginnt mit drei Fragen:

1. Wer baut und wartet die Workflows? (Fachabteilung → Zapier/Make, IT → n8n)
2. Wie viel Volumen erwarten wir? (Wenig → egal, viel → Make oder n8n)
3. Welche Datenschutzanforderungen gelten? (Standard → Make, streng → n8n)

Mit diesen Antworten ist die Wahl meistens klar.