Datenschutzerklärung

Kontaktformular und Beratungsanfragen

Zweck: Bearbeitung Ihrer Anfrage zur Automatisierungsberatung, Durchführung der kostenlosen System-Analyse

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung)

Speicherdauer: 3 Jahre nach Abschluss der Kommunikation

E-Mail-Kommunikation

Zweck: Beantwortung Ihrer Anfragen, Beratung und Projektabwicklung

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) bzw. lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)

Speicherdauer: Dauer der Geschäftsbeziehung plus gesetzliche Aufbewahrungsfristen

Website-Nutzung

Zweck: Bereitstellung der Website, Sicherheit und technische Administration

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)

Speicherdauer: Log-Dateien werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht

KI-gestützte Systemanalyse (Chatbot)

Zweck: Durchführung einer automatisierten Analyse Ihrer Geschäftsprozesse mithilfe eines KI-gestützten Chatbots. Die Konversationen werden gespeichert und ausgewertet, um Ihnen eine fundierte Analyse und Handlungsempfehlungen bereitzustellen.

Verarbeitete Daten: Gesprächsverläufe (Ihre Eingaben und die KI-Antworten), E-Mail-Adresse, Firmenname, IP-Adresse (gehasht gespeichert), Browser-Informationen, Sitzungsdaten und Sitzungsfortschritt.

KI-Verarbeitung: Ihre Eingaben werden zur Verarbeitung an KI-Dienstleister übermittelt. Aktuell nutzen wir ein Modell von OpenAI (OpenAI, Inc., USA). Wir behalten uns vor, weitere KI-Anbieter (z. B. Google, Anthropic) einzubinden. Da die Verarbeitung durch OpenAI in den USA stattfindet, erfolgt die Datenübermittlung auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Datenspeicherung: Alle Konversationsdaten werden auf einem Server in Deutschland (Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen) gespeichert.

Hinweis zu personenbezogenen Daten: Vor Nutzung der Systemanalyse erteilen Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung zur Datenverarbeitung. Bitte geben Sie keine personenbezogenen Daten Dritter oder besonders sensible personenbezogene Daten (z. B. Gesundheitsdaten, religiöse Überzeugungen) in den Chat ein. Da Ihre Eingaben an externe KI-Dienstleister übermittelt werden, empfehlen wir dringend, ausschließlich geschäftsprozessbezogene Informationen ohne Personenbezug einzugeben.

Automatisierte Entscheidungsfindung: Die KI-gestützte Analyse dient ausschließlich der Erstellung von Empfehlungen und Auswertungen. Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

E-Mail-Verifizierung: Im Verlauf der Systemanalyse werden Sie gebeten, Ihre E-Mail-Adresse und Ihren Firmennamen anzugeben. Zur Verifizierung erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink (gültig für 24 Stunden).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen)

Speicherdauer: Konversationsdaten werden für maximal 12 Monate nach der letzten Interaktion gespeichert und danach automatisch gelöscht. Sie können jederzeit die vorzeitige Löschung Ihrer Daten verlangen (siehe Abschnitt 5).

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

Sie können jederzeit eine kostenlose Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen.

Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO)

Sie können die Korrektur unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.

Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO)

Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, wenn die Voraussetzungen des Art. 17 DSGVO erfüllt sind.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder deren Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen.

Widerrufsrecht bei Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht (z. B. KI-Systemanalyse, Google Analytics), können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt.

Umami Analytics (selbst gehostet)

Zweck: Analyse der Website-Nutzung (z.B. Seitenaufrufe, Verweildauer, Referrer) zur technischen und inhaltlichen Optimierung.

Betrieb: Umami wird von uns selbst betrieben (analytics.automatework.de). Wir setzen Umami ohne Tracking-Cookies ein. Es werden dabei technisch notwendige Nutzungsdaten verarbeitet, um aggregierte Statistiken zu erstellen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Analyse der Website-Nutzung)

Google Analytics 4

Zweck: Erweiterte Website-Analyse und Marketing-Optimierung

Aktivierung: Nur nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über den Cookie-Banner. Ohne Einwilligung wird Google Analytics nicht geladen.

Cookies: Google Analytics setzt Cookies zur Wiedererkennung von Besuchern (z.B. _ga, _ga_*). In Google Analytics 4 werden IP-Adressen standardmäßig nicht gespeichert.

Datenverarbeitung: Die Daten werden von Google verarbeitet. Je nach Konstellation kann dabei auch eine Verarbeitung außerhalb der EU/des EWR (insb. USA) nicht ausgeschlossen werden. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)

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