Kurz zusammengefasst: Die meisten Workflow-Software-Vergleiche listen 20+ Tools auf, ohne zu erklären, welches Problem jedes davon löst. Dieser Artikel kategorisiert Workflow-Software in 5 Klassen, zeigt, für welchen Anwendungsfall welche Klasse passt und liefert ein Framework für die Auswahl.
Wer “Workflow Management Software” googelt, findet Listicles. 11 Tools im Test. 28 Plattformen verglichen. Beste Lösungen 2025.
Das Problem: Diese Listen vergleichen Äpfel mit Birnen. Ein Aufgabenboard wie Asana steht neben einer BPM-Plattform wie Camunda. Ein Freigabe-Workflow-Tool neben einem Projektmanagement-System. Alles heißt “Workflow”, aber die Produkte lösen völlig unterschiedliche Probleme.
Das Ergebnis: Unternehmen kaufen das bekannteste Tool, merken nach der Einführung, dass es nicht passt und bauen Workarounds. Oder sie investieren in eine mächtige Plattform, die für ihre tatsächlichen Anforderungen überdimensioniert ist.
Dieser Artikel geht anders vor. Statt 50 Tools aufzulisten, erklärt er die 5 Klassen von Workflow-Software, für welchen Problemtyp jede Klasse gedacht ist und wie Sie eine fundierte Auswahl treffen.
Warum Workflow-Management 2026 zur Wachstumsfrage wird
Operative Komplexität als Wachstumsbremse
Unternehmen wachsen. Ihre Strukturen wachsen oft nicht mit.
60% der Arbeitszeit von Wissensarbeitern entfallen auf Koordination statt auf Facharbeit. Meetings abstimmen, Informationen suchen, Status abfragen, Übergaben dokumentieren. Asana nennt das “work about work”.
Microsoft hat gemessen: Mitarbeiter werden während ihrer Kernarbeitszeit alle zwei Minuten unterbrochen. 275 Unterbrechungen pro Tag durch Meetings, E-Mails oder Chats. Das summiert sich.
Die Symptome kennen die meisten Führungskräfte:
- Freigaben dauern Tage, weil niemand den Status sieht
- E-Mails ersetzen Workflows, Entscheidungen sind nicht nachvollziehbar
- Daten werden mehrfach erfasst, in unterschiedlichen Systemen
- Übergaben zwischen Abteilungen sind manuell und fehleranfällig
- “Transparenz” wird über Statusmeetings erkauft
Das sind keine Softwareprobleme. Es sind Strukturprobleme. Und Software allein löst sie nicht.
Deutschland-Update: Wo Unternehmen 2024 stehen
Der Bitkom Digital Office Index 2024 zeigt: Der Digitalisierungsgrad von Büroprozessen liegt bei deutschen Unternehmen ab 20 Beschäftigten im Schnitt bei 62 von 100 Punkten. 2022 waren es 59 Punkte.
Bei Workflow-Management für Freigaben und Verwaltungsprozesse sieht es so aus:
- 30% setzen Workflow-Management bereits ein
- 15% planen die Einführung
- 55% haben weder Einsatz noch konkrete Pläne
Die Hälfte des Mittelstands arbeitet bei Freigaben, Genehmigungen und Verwaltungsabläufen also noch ohne systematische Workflow-Steuerung.
Ein konkreter Trigger für 2025+: Die E-Rechnung im B2B wird zur Pflicht. Unternehmen müssen ab Januar 2025 strukturierte elektronische Rechnungen empfangen können. Das zwingt viele, ihre Rechnungseingangs- und Freigabeprozesse erstmals systematisch zu digitalisieren.
Was ist Workflow-Management-Software?
Workflow-Management-Software unterstützt die Gestaltung, Ausführung und Überwachung von Arbeitsabläufen. Gartner definiert Business Process Automation Tools als “software that enables the design, execution and monitoring of business processes”.
Klingt eindeutig. In der Praxis wird der Begriff aber für sehr unterschiedliche Dinge verwendet.
Abgrenzung: Aufgabensteuerung vs. Freigaben vs. Ende-zu-Ende-Prozesse
Der Begriff “Workflow” bedeutet in verschiedenen Kontexten Unterschiedliches:
Aufgaben-Workflows: Wer macht was bis wann? Fokus auf Kollaboration und Übersicht. Boards, Listen, Zuweisungen.
Freigabe-Workflows: Wer genehmigt was in welcher Reihenfolge? Fokus auf Regeln, Eskalationen, Nachvollziehbarkeit.
Prozess-Workflows: Wie läuft ein Ende-zu-Ende-Ablauf von Ereignis bis Ergebnis? Fokus auf Automatisierung, Integration, Orchestrierung.
Viele Software-Vergleiche vermischen diese drei Kategorien. Ein Projektmanagement-Board kann Aufgaben steuern. Es ist aber kein Freigabe-System. Und es ersetzt keine Prozessplattform.
Warum “Tool kaufen” selten reicht
Die meisten Unternehmen haben genug Software. Was fehlt:
- Unklare Prozessverantwortung (wer ist Owner?)
- Historisch gewachsene Abläufe (Workarounds sind Normal)
- Systemlandschaft ohne Orchestrierung (ERP, CRM, DMS arbeiten nebeneinander)
- Keine standardisierten Daten und Dokumente
- Compliance wird nachträglich angeflanscht
Software auf diese Probleme zu werfen, macht sie nicht weg. Es macht sie höchstens schneller sichtbar.
Die Bitkom-Studie nennt als Hürden bei der Digitalisierung unter anderem Fachkräftemangel und fehlende Kompetenz. Das passt zu einem häufigen Muster: Unternehmen kaufen ein Tool, aber niemand sorgt dafür, dass es in die bestehende Systemlandschaft passt und von den Fachbereichen auch genutzt wird.
Die 5 Klassen von Workflow-Software
Statt 50 Tools aufzulisten: Hier die 5 Kategorien, in die sich praktisch alle Workflow-Lösungen einordnen lassen.
Klasse 1: Aufgaben- und Projektsteuerung
Was sie leisten: Übersicht über Aufgaben, Zuweisung, Deadlines, Kollaboration. Boards, Listen, Gantt-Charts.
Typische Vertreter: Asana, Monday.com, Trello, Notion, ClickUp
Stärken:
- Schnell eingeführt
- Gute Kollaboration
- Visuelle Übersichten
Schwächen:
- Freigaben, Eskalationen, Audit-Trail meist nur rudimentär
- Keine echte Prozesslogik (Bedingungen, Verzweigungen)
- Integrationen oft oberflächlich
Passt für: Teams, die Aufgaben und Projekte koordinieren wollen. Nicht für regelbasierte Freigaben oder abteilungsübergreifende Prozesse.
Klasse 2: Freigabe-Workflows (Spezialisierte Lösungen)
Was sie leisten: Digitale Freigaben für definierte Vorgänge. Rechnungen, Verträge, Bestellungen, Urlaubsanträge.
Typische Vertreter: DocuWare (Rechnungsfreigabe), Personio (HR-Workflows), Vertragsmanagementsysteme
Stärken:
- Klare Use-Cases, schnell produktiv
- Oft branchenspezifische Logik eingebaut
- Messbarer Nutzen (Durchlaufzeit, Skonto)
Schwächen:
- Insellösungen: Jeder Bereich hat sein eigenes System
- Übergreifende Orchestrierung fehlt
- Daten sind fragmentiert
Passt für: Einzelne, klar abgegrenzte Freigabeprozesse. Nicht für unternehmensweite Ablaufsteuerung.
Klasse 3: Vorgangsmanagement
Was sie leisten: Strukturierte Bearbeitung von Vorgängen mit definiertem Lebenszyklus. Ticket-Systeme, Case Management, Reklamationsbearbeitung.
Typische Vertreter: Zendesk, Freshdesk, ServiceNow, branchenspezifische Vorgangssysteme
Stärken:
- Vorgangsakte mit vollständiger Historie
- Eskalationen, SLAs, Bearbeitungsstatus
- Gut für wiederkehrende Abläufe mit Varianten
Schwächen:
- Fokus auf einzelne Vorgänge, weniger auf Prozessketten
- Integration in Fachsysteme oft aufwendig
Passt für: Support, Reklamationen, interne Anfragen, Genehmigungsverfahren mit komplexer Falllogik.
Klasse 4: Prozessplattformen (BPM)
Was sie leisten: Modellieren, Ausführen und Monitoren von Ende-zu-Ende-Prozessen. Abteilungsübergreifende Orchestrierung.
Typische Vertreter: Camunda, ProcessMaker, Nintex, SAP Signavio
Stärken:
- Gebaut für komplexe, regelbasierte Abläufe
- Versioning, Simulation, Monitoring
- Skalierbar für große Organisationen
Schwächen:
- Höherer Einführungsaufwand
- Braucht Prozess-Ownership und Governance
- Ohne klare Zuständigkeiten wird es ein “Tool ohne Wirkung”
Passt für: Unternehmen mit komplexen, abteilungsübergreifenden Prozessen, die systematisch gesteuert und optimiert werden sollen.
Klasse 5: Integrations- und Automatisierungsschichten
Was sie leisten: Verbindung zwischen bestehenden Systemen. Datenflüsse, Trigger, Orchestrierung über Systemgrenzen hinweg.
Typische Vertreter: n8n, Make (ehemals Integromat), Zapier, Power Automate, Workato
Stärken:
- Eliminiert Medienbrüche zwischen Systemen
- Ermöglicht Ende-zu-Ende-Automatisierung
- Flexibel für unterschiedliche Use-Cases
Schwächen:
- Kein eigenes Workflow-Frontend für Anwender
- Bei Berechtigungen, Ausnahmen, Governance wird es komplex
- Automatisiert auch schlechte Prozesse
Passt für: Unternehmen mit gewachsener Systemlandschaft, die bestehende Tools verbinden wollen, ohne alles zu ersetzen.
Welche Software-Klasse passt zu welchem Problem?
Welche Klasse passt zu Ihrem Problem? Hier eine Orientierung:
| Ihr Problem | Passende Klasse |
|---|---|
| Team braucht Aufgabenübersicht und Kollaboration | Klasse 1: Aufgabensteuerung |
| Rechnungsfreigabe dauert zu lange | Klasse 2: Spezialisierter Freigabe-Workflow |
| Support-Tickets versanden, kein Status, keine SLAs | Klasse 3: Vorgangsmanagement |
| Abteilungsübergreifende Prozesse sind intransparent | Klasse 4: Prozessplattform |
| Daten müssen zwischen ERP, CRM und DMS fließen | Klasse 5: Integrationsschicht |
Manche Unternehmen brauchen mehrere Klassen. Starten Sie mit dem richtigen Problem.
Die Workflow-Fit-Matrix: Vier Fragen helfen bei der Einordnung.
- Integrationsbedarf: Müssen Daten zwischen ERP, CRM, DMS oder anderen Systemen fließen?
- Regel- und Compliance-Dichte: Gibt es verbindliche Freigabegrenzen, Audit-Anforderungen, Aufbewahrungspflichten?
- Variabilität: Wie viele Ausnahmen gibt es im Prozess? Ist der Ablauf standardisiert oder fallabhängig?
- Business-Kritikalität: Wie stark wirkt sich Durchlaufzeit auf Kundenzufriedenheit oder Cashflow aus?
Je höher der Wert bei 2-4, desto eher brauchen Sie Klasse 3-5 statt Klasse 1-2.
Auswahlkriterien für den B2B-Mittelstand
Was sollte eine Workflow-Lösung für mittelständische B2B-Unternehmen können? Hier die Kriterien, auf die es ankommt.
Transparenz und Steuerbarkeit
- Status: Wo steht ein Vorgang gerade? Wer ist dran?
- SLAs: Werden Durchlaufzeiten eingehalten? Wo entstehen Liegezeiten?
- Eskalation: Was passiert, wenn eine Frist verstreicht?
- Vertretung: Funktioniert der Prozess auch bei Abwesenheit?
Integrationen und Datenkonsistenz
- Welche Systeme sind “System of Record” (ERP, CRM)?
- Wie werden Daten synchronisiert, ohne Doppeleingaben?
- Gibt es APIs oder nur Dateiexporte?
Governance, Rollen, Vertretung, Audit
- Wer darf was freigeben?
- Wie werden Änderungen am Workflow dokumentiert?
- Ist der Audit-Trail revisionssicher?
- Wie funktioniert die Vertretungsregelung?
3-Jahres-TCO: Was Workflow-Software wirklich kostet
Viele Unternehmen rechnen nur mit Lizenzkosten. Die tatsächlichen Kosten über drei Jahre setzen sich zusammen aus:
- Lizenzen/Subscriptions: Oft pro User, pro Monat
- Einführung: Konfiguration, Prozessdesign, Schulung
- Anpassungen: Customizing, Schnittstellen
- Betrieb: Administration, Updates, Support
- Opportunitätskosten: Was kostet es, wenn das System nicht richtig genutzt wird?
Günstige Lizenzen bei hohem Einführungsaufwand können teurer sein als ein teureres System, das schnell produktiv ist.
Ein pragmatischer Auswahlprozess
Analyse vor Tool-Entscheidung
Der häufigste Fehler: Ein Tool auswählen und dann schauen, welche Prozesse reinpassen.
Der bessere Weg:
- Prozesslandkarte erstellen: Welche Abläufe gibt es? Wo entstehen Engpässe?
- Priorisieren: Welcher Prozess hat den größten Business-Impact?
- Ist-Analyse: Wie läuft der Prozess heute? Wo sind die Schwachstellen?
- Anforderungen ableiten: Was muss die Software können, damit der Prozess besser läuft?
- Dann erst: Software-Klasse und konkrete Tools evaluieren.
Pilotprozess als Testfeld
Starten Sie nicht mit dem komplexesten Prozess. Wählen Sie einen Pilotprozess, der:
- Klar abgegrenzt ist
- Schnell messbare Ergebnisse liefert
- Repräsentativ für andere Prozesse ist
Rechnungsfreigabe eignet sich gut: Klarer Ablauf, messbare Durchlaufzeit, sichtbarer Impact (Skonto).
90-Tage-Einführungspfad
Ein pragmatischer Rahmen für die Einführung:
Woche 1-4: Analyse und Design
- Ist-Prozess dokumentieren
- Soll-Prozess definieren
- Anforderungen spezifizieren
- Tool-Shortlist erstellen
Woche 5-8: Pilot
- Tool konfigurieren
- Pilotprozess aufsetzen
- Kleine Nutzergruppe testen
- Feedback sammeln, anpassen
Woche 9-12: Rollout
- Schulung der Anwender
- Go-live für den Pilotprozess
- Monitoring der Kennzahlen
- Dokumentation für Betrieb
Häufige Fehlentscheidungen
Projekttool als Prozessplattform
Viele Unternehmen nutzen ihr Projektmanagement-Board für Freigaben und Genehmigungen. Das funktioniert so lange, bis:
- Jemand den Status einer Aufgabe ändert, ohne die Freigabe zu haben
- Niemand mehr weiß, wer was wann genehmigt hat
- Die Vertretungsregel ein manueller Workaround ist
Aufgabentools sind für Kollaboration gebaut. Freigaben brauchen Regeln, Audit-Trail und Eskalation.
Automatisierung ohne Prozessklarheit
“Wir automatisieren den Prozess” klingt gut. Aber: Wenn der Prozess unklar ist, automatisieren Sie das Chaos. Ergebnis: Es geht schneller schief.
Automatisierung macht Sinn, wenn:
- Der Prozess dokumentiert und standardisiert ist
- Ausnahmen definiert und geregelt sind
- Die Datenqualität stimmt
Sonst automatisieren Sie Symptome, nicht Ursachen.
”No-Code reicht immer”
No-Code-Tools sind für einfache Workflows praktisch. Bei Integrationen in Bestandssysteme, komplexen Berechtigungslogiken oder Ausnahmebehandlung stoßen sie an Grenzen.
Die Realität: Viele Prozesse starten einfach und werden komplexer. Planen Sie von Anfang an, wie Sie mit wachsender Komplexität umgehen.
Praxisbeispiele
Rechnungsfreigabe
Ist-Zustand: Rechnung kommt per E-Mail. Jemand druckt sie aus, schreibt Kontierung drauf, legt sie in den Posteingang der nächsten Freigabestufe. Nach zwei Wochen wird gebucht. Skonto ist längst verfallen.
Soll-Zustand: Rechnung wird digital erfasst, automatisch zugeordnet. Freigabe-Workflow mit definierten Stufen je nach Betrag. Eskalation bei Überschreitung der Frist. Revisionssichere Ablage.
Passende Klasse: Spezialisierter Freigabe-Workflow (Klasse 2) oder DMS mit Workflow-Modul.
Projektübergabe
Ist-Zustand: Vertrieb verkauft, schickt eine Mail an Projektleitung mit dem Angebot im Anhang. Projektstart-Meeting. Änderungen werden “nebenbei” kommuniziert. Abrechnung ist unvollständig, weil Leistungen nicht dokumentiert sind.
Soll-Zustand: Standardisierte Übergabe mit definierten Datenfeldern. Automatische Projektanlage in Projektmanagement-System. Change-Requests über strukturierten Flow. Leistungserfassung als Grundlage für Abrechnung.
Passende Klasse: Integrationsschicht (Klasse 5) zwischen CRM und Projektmanagement, ggf. ergänzt durch Vorgangsmanagement für Change-Requests.
Reklamationsprozess
Ist-Zustand: Kunde beschwert sich per E-Mail. Zuständigkeit ist unklar. Maßnahmen werden in Chats besprochen. Kunde bekommt nach zwei Wochen Rückmeldung.
Soll-Zustand: Eingang einer Reklamation erzeugt Vorgang. Automatische Zuweisung an zuständige Abteilung. Fristen und Eskalationen. Dokumentierte Maßnahmen. Abschluss mit auditierbarem Nachweis.
Passende Klasse: Vorgangsmanagement (Klasse 3) oder Prozessplattform (Klasse 4) bei abteilungsübergreifender Bearbeitung.
FAQ
Was ist Workflow-Management-Software?
Workflow-Management-Software unterstützt die Gestaltung, Ausführung und Überwachung von Arbeitsabläufen. Sie definiert, wer wann was tut, und sorgt für Nachvollziehbarkeit.
Was ist der Unterschied zwischen Workflow-Management und Projektmanagement?
Projektmanagement steuert einmalige Vorhaben mit definiertem Anfang und Ende. Workflow-Management steuert wiederkehrende Abläufe mit standardisierten Regeln.
Welche Funktionen sind bei Workflow-Software unverzichtbar?
Für die meisten B2B-Anwendungen: Statusübersicht, Rollendefinition, Eskalationsregeln, Vertretungslogik, Audit-Trail, Integration in Bestandssysteme.
Was kostet Workflow-Management-Software?
Die Spanne ist groß. Einfache Cloud-Tools starten bei 10 Euro pro User/Monat. Enterprise-Plattformen kosten schnell 100+ Euro pro User/Monat. Dazu kommen Einführung, Anpassung und Betrieb.
Welche Workflows sollte man zuerst digitalisieren?
Prozesse mit klarem Regelwerk, messbarem Impact und überschaubarer Komplexität. Rechnungsfreigabe ist ein typischer Startpunkt: Hoher Standardisierungsgrad, direkt messbare Durchlaufzeit, sichtbarer ROI durch Skonto.
Was ändert die E-Rechnung ab 2025?
Ab Januar 2025 müssen Unternehmen den Empfang strukturierter elektronischer Rechnungen im B2B sicherstellen. Das macht digitale Rechnungseingangsprozesse zur Pflicht und ist oft der Anstoß für systematische Workflow-Digitalisierung.
Fazit: Systeme, die Wachstum tragen
Die Frage ist nicht: “Welches Tool ist das beste?” Die Frage ist: “Welches Problem wollen wir lösen?”
Die meisten Workflow-Probleme sind keine Software-Probleme. Es sind Struktur-Probleme: Unklare Verantwortlichkeiten, historisch gewachsene Abläufe, fragmentierte Systemlandschaften.
Software kann helfen. Aber erst, wenn die Grundlagen stimmen:
- Prozesse sind dokumentiert und standardisiert
- Verantwortlichkeiten sind klar
- Die Systemlandschaft ist orchestriert
Dann wählen Sie die Software-Klasse, die zu Ihrem Problem passt. Nicht das Tool, das die beste Marketing-Abteilung hat.
Die wichtigsten Punkte:
- Unterscheiden Sie zwischen Aufgabensteuerung, Freigaben und Ende-zu-Ende-Prozessen
- Wählen Sie die Software-Klasse passend zum Problem, nicht umgekehrt
- Rechnen Sie mit 3-Jahres-TCO, nicht nur mit Lizenzkosten
- Starten Sie mit einem Pilotprozess, nicht mit der großen Transformation
- Analysieren Sie erst, automatisieren Sie dann
Wenn Wachstum ansteht und die Strukturen nicht mitwachsen: Workflow-Management wird zur Skalierungsfrage.